Procedura płacowa

Przetwarzanie listy płac może powodować błędy w kilku miejscach, co wymaga szczegółowego przebiegu procesu, który obejmuje również kilka kontroli. Ta procedura może służyć do zapewnienia, że ​​lista płac jest obsługiwana konsekwentnie i powtarzalnie. Rzeczywisty przebieg procesu może się nieco różnić od kroków opisanych poniżej, ponieważ mogą występować różnice związane ze stosowaniem ręcznych, skomputeryzowanych lub zlecanych na zewnątrz rozwiązań w zakresie przetwarzania płac. Najbardziej prawdopodobna wersja procedury, w tym obowiązki i podstawowe kontrole, jest następująca:

  1. Zaktualizuj główny plik pracownika . Urzędnik ds. Płac otrzymuje powiadomienie o zmianach informacji o pracownikach, które mają wpływ na przetwarzanie listy płac, takich jak zwolnienia z potrącania podatku i zmiany stawek wynagrodzenia. Zaktualizuj plik główny pracownika w oprogramowaniu do obsługi płac, wprowadzając te zmiany.

  2. Ustaw okres rozliczeniowy . Sprawdź, czy moduł listy płac jest ustawiony na prawidłowy okres rozliczeniowy.

  3. Wpisz przepracowany czas . Wprowadź liczbę godzin regularnych i nadgodzin przepracowanych przez każdego pracownika w systemie płac. Jeśli firma ręcznie oblicza listę płac, ten krok i następny krok nie są potrzebne. Jeśli firma korzysta z komputerowych zegarów do gromadzenia informacji dotyczących czasu, informacje te mogą być przenoszone bezpośrednio do oprogramowania do obsługi płac.

  4. Wpisz płatności ręczne . Wprowadź kwoty wszelkich wypłat ręcznych, które nie zostały jeszcze zarejestrowane w systemie płac. Mogą to być korekty wynagrodzeń z poprzednich okresów lub płatności związane z początkowym zatrudnieniem lub rozwiązaniem stosunku pracy.

  5. Oblicz wynagrodzenie za zakończenie . Ręcznie oblicz kwotę należną każdemu pracownikowi, który odszedł z firmy, w tym niewykorzystany urlop i odprawę. Zwykle dotyczy to tylko tych pracowników, którzy dobrowolnie opuścili firmę, ponieważ przymusowe wypowiedzenie wymaga niemal natychmiastowych płatności, które zwykle wykraczają poza normalny okres przetwarzania listy płac.

  6. Zmień odliczenia . Wprowadź wszelkie zmiany w standardowych potrąceniach z wynagrodzenia pracowników, takich jak ubezpieczenie medyczne, zadatki i składki na cele charytatywne.

  7. Oblicz wynagrodzenie . Niech oprogramowanie przetworzy wszystkie obliczenia wynagrodzeń za dany okres. Jeśli firma ręcznie oblicza wynagrodzenie, użyj tabel podatkowych dostarczonych przez rządy federalne i stanowe, aby określić odpowiednią kwotę potrącenia podatku.

  8. Raporty przeglądowe . Jeśli obliczenia listy płac są zlecane na zewnątrz lub korzystają z oprogramowania do obsługi płac, wydrukuj poniższe raporty i przejrzyj podstawowe transakcje pod kątem błędów. Przetwarzaj listę płac ponownie, aż te problemy zostaną naprawione.

    • Raport negatywnych potrąceń (może wskazywać na błąd podczas wprowadzania danych lub oszustwo)

    • Raport dotyczący ujemnych podatków (może wskazywać na błąd podczas wprowadzania danych lub oszustwo)

    • Wstępna lista płac (kluczowy dokument używany do lokalizowania błędów)

    • Posortowana lista wypłaconych wynagrodzeń (skup się na zbyt wysokich lub niskich kwotach wynagrodzeń, aby dostrzec potencjalnie niedokładne godziny pracy lub stawki wynagrodzenia)

    • Linia trendu kosztów wynagrodzeń według działu (może wskazywać, że wynagrodzenia są naliczane w niewłaściwym dziale)

  9. Wystawiaj płatności . Gdy analiza raportów wykaże brak dalszych błędów, przetworzyć płatności dla pracowników.

  10. Raporty zarządzania problemami (opcjonalnie) . Wysyłaj raporty płacowe do kierownictwa, które są związane z właśnie zakończoną listą płac. Przykładami takich raportów są linia trendu nadgodzin według pracownika i linia trendu kosztów wynagrodzeń według działu.

  11. Utwórz kopię zapasową danych . Po wypełnieniu listy płac wykonaj kopię zapasową związanych z nią danych. Jeśli przetwarzanie listy płac jest zlecane na zewnątrz, zajmuje się tym dostawca. Jeśli używane jest oprogramowanie własne, zarchiwizuj dane. Jeśli używany jest system ręczny, umieść rejestr płac w zamkniętym magazynie.

  12. Zablokuj okres . Zablokuj okres wypłaty w module listy płac za właśnie zakończony okres, aby zapobiec nieautoryzowanym zmianom. Zasadniczo jest to to samo, co krok 2; blokując okres wypłaty, przechodzimy do następnego okresu rozliczeniowego.

  13. Podatki depozytowe . Wpłać podatki od wynagrodzeń i zweryfikuj ich przekazanie do rządu. Jeśli firma zleciła outsourcing obsługi płac, ten krok jest wykonywany przez dostawcę.

  14. Przechowuj karty czasu . Złóż karty czasu w pobliżu działu płac. Jest całkiem możliwe, że pracownicy będą kwestionować swoje wynagrodzenie, w takim przypadku najnowsze karty czasowe powinny być łatwo dostępne do wglądu. Po miesiącu lub dwóch karty czasu można przenieść do przechowywania długoterminowego.

  15. Zbadaj błędy . Jeśli wystąpią problemy z przetwarzaniem listy płac, możesz mieć pewność, że pracownicy je znajdą! Zbadaj wszystkie napotkane błędy transakcji i zainicjuj zmiany, aby złagodzić ich dalsze występowanie. Może to wiązać się ze zmianą procedur lub nałożeniem nowych kontroli.

Podobne Artykuły