Procedura płacowa
Przetwarzanie listy płac może powodować błędy w kilku miejscach, co wymaga szczegółowego przebiegu procesu, który obejmuje również kilka kontroli. Ta procedura może służyć do zapewnienia, że lista płac jest obsługiwana konsekwentnie i powtarzalnie. Rzeczywisty przebieg procesu może się nieco różnić od kroków opisanych poniżej, ponieważ mogą występować różnice związane ze stosowaniem ręcznych, skomputeryzowanych lub zlecanych na zewnątrz rozwiązań w zakresie przetwarzania płac. Najbardziej prawdopodobna wersja procedury, w tym obowiązki i podstawowe kontrole, jest następująca:
Zaktualizuj główny plik pracownika . Urzędnik ds. Płac otrzymuje powiadomienie o zmianach informacji o pracownikach, które mają wpływ na przetwarzanie listy płac, takich jak zwolnienia z potrącania podatku i zmiany stawek wynagrodzenia. Zaktualizuj plik główny pracownika w oprogramowaniu do obsługi płac, wprowadzając te zmiany.
Ustaw okres rozliczeniowy . Sprawdź, czy moduł listy płac jest ustawiony na prawidłowy okres rozliczeniowy.
Wpisz przepracowany czas . Wprowadź liczbę godzin regularnych i nadgodzin przepracowanych przez każdego pracownika w systemie płac. Jeśli firma ręcznie oblicza listę płac, ten krok i następny krok nie są potrzebne. Jeśli firma korzysta z komputerowych zegarów do gromadzenia informacji dotyczących czasu, informacje te mogą być przenoszone bezpośrednio do oprogramowania do obsługi płac.
Wpisz płatności ręczne . Wprowadź kwoty wszelkich wypłat ręcznych, które nie zostały jeszcze zarejestrowane w systemie płac. Mogą to być korekty wynagrodzeń z poprzednich okresów lub płatności związane z początkowym zatrudnieniem lub rozwiązaniem stosunku pracy.
Oblicz wynagrodzenie za zakończenie . Ręcznie oblicz kwotę należną każdemu pracownikowi, który odszedł z firmy, w tym niewykorzystany urlop i odprawę. Zwykle dotyczy to tylko tych pracowników, którzy dobrowolnie opuścili firmę, ponieważ przymusowe wypowiedzenie wymaga niemal natychmiastowych płatności, które zwykle wykraczają poza normalny okres przetwarzania listy płac.
Zmień odliczenia . Wprowadź wszelkie zmiany w standardowych potrąceniach z wynagrodzenia pracowników, takich jak ubezpieczenie medyczne, zadatki i składki na cele charytatywne.
Oblicz wynagrodzenie . Niech oprogramowanie przetworzy wszystkie obliczenia wynagrodzeń za dany okres. Jeśli firma ręcznie oblicza wynagrodzenie, użyj tabel podatkowych dostarczonych przez rządy federalne i stanowe, aby określić odpowiednią kwotę potrącenia podatku.
Raporty przeglądowe . Jeśli obliczenia listy płac są zlecane na zewnątrz lub korzystają z oprogramowania do obsługi płac, wydrukuj poniższe raporty i przejrzyj podstawowe transakcje pod kątem błędów. Przetwarzaj listę płac ponownie, aż te problemy zostaną naprawione.
Raport negatywnych potrąceń (może wskazywać na błąd podczas wprowadzania danych lub oszustwo)
Raport dotyczący ujemnych podatków (może wskazywać na błąd podczas wprowadzania danych lub oszustwo)
Wstępna lista płac (kluczowy dokument używany do lokalizowania błędów)
Posortowana lista wypłaconych wynagrodzeń (skup się na zbyt wysokich lub niskich kwotach wynagrodzeń, aby dostrzec potencjalnie niedokładne godziny pracy lub stawki wynagrodzenia)
Linia trendu kosztów wynagrodzeń według działu (może wskazywać, że wynagrodzenia są naliczane w niewłaściwym dziale)
Wystawiaj płatności . Gdy analiza raportów wykaże brak dalszych błędów, przetworzyć płatności dla pracowników.
Raporty zarządzania problemami (opcjonalnie) . Wysyłaj raporty płacowe do kierownictwa, które są związane z właśnie zakończoną listą płac. Przykładami takich raportów są linia trendu nadgodzin według pracownika i linia trendu kosztów wynagrodzeń według działu.
Utwórz kopię zapasową danych . Po wypełnieniu listy płac wykonaj kopię zapasową związanych z nią danych. Jeśli przetwarzanie listy płac jest zlecane na zewnątrz, zajmuje się tym dostawca. Jeśli używane jest oprogramowanie własne, zarchiwizuj dane. Jeśli używany jest system ręczny, umieść rejestr płac w zamkniętym magazynie.
Zablokuj okres . Zablokuj okres wypłaty w module listy płac za właśnie zakończony okres, aby zapobiec nieautoryzowanym zmianom. Zasadniczo jest to to samo, co krok 2; blokując okres wypłaty, przechodzimy do następnego okresu rozliczeniowego.
Podatki depozytowe . Wpłać podatki od wynagrodzeń i zweryfikuj ich przekazanie do rządu. Jeśli firma zleciła outsourcing obsługi płac, ten krok jest wykonywany przez dostawcę.
Przechowuj karty czasu . Złóż karty czasu w pobliżu działu płac. Jest całkiem możliwe, że pracownicy będą kwestionować swoje wynagrodzenie, w takim przypadku najnowsze karty czasowe powinny być łatwo dostępne do wglądu. Po miesiącu lub dwóch karty czasu można przenieść do przechowywania długoterminowego.
Zbadaj błędy . Jeśli wystąpią problemy z przetwarzaniem listy płac, możesz mieć pewność, że pracownicy je znajdą! Zbadaj wszystkie napotkane błędy transakcji i zainicjuj zmiany, aby złagodzić ich dalsze występowanie. Może to wiązać się ze zmianą procedur lub nałożeniem nowych kontroli.