Różnica między okresowymi i wiecznymi systemami inwentaryzacji
Systemy okresowych i ciągłych zapasów to różne metody stosowane do śledzenia ilości dostępnych towarów. Bardziej wyrafinowany z nich jest system wieczny, ale jego utrzymanie wymaga znacznie więcej dokumentacji. System okresowy polega na sporadycznej inwentaryzacji zapasów w celu określenia końcowego salda zapasów i kosztu sprzedanych towarów, podczas gdy system ciągły stale śledzi salda zapasów. Istnieje wiele innych różnic między tymi dwoma systemami, które są następujące:
Konta . W systemie wieczystym istnieją ciągłe aktualizacje księgi głównej lub księgi zapasów w miarę występowania transakcji związanych z zapasami. I odwrotnie, w systemie okresowej inwentaryzacji nie ma żadnego księgowania kosztu sprzedanych towarów w okresie rozliczeniowym, aż do momentu, gdy istnieje fizyczna inwentaryzacja, która jest następnie wykorzystywana do obliczenia kosztu sprzedanych towarów.
Systemy komputerowe . Niemożliwe jest ręczne prowadzenie ewidencji dla systemu ciągłej inwentaryzacji, ponieważ na poziomie jednostki w każdym okresie rozliczeniowym mogą występować tysiące transakcji. I odwrotnie, prostota systemu okresowej inwentaryzacji pozwala na stosowanie ręcznego prowadzenia rejestrów w przypadku bardzo małych zapasów.
Koszt sprzedanych towarów . W systemie wieczystym istnieje ciągła aktualizacja konta kosztu sprzedanych towarów w miarę dokonywania każdej sprzedaży. I odwrotnie, w systemie okresowej inwentaryzacji koszt sprzedanych towarów jest obliczany jako kwota ryczałtowa na koniec okresu rozliczeniowego, poprzez dodanie całkowitych zakupów do początkowych zapasów i odjęcie końcowych zapasów. W tym drugim przypadku oznacza to, że uzyskanie dokładnego kosztu sprzedanych towarów przed końcem okresu rozliczeniowego może być trudne.
Liczenie cykli . Niemożliwe jest stosowanie zliczania cykli w systemie okresowej inwentaryzacji, ponieważ nie ma możliwości uzyskania dokładnych inwentaryzacji w czasie rzeczywistym (które są używane jako podstawa dla zliczania cykli).
Zakupy . W systemie wieczystym zakupy zapasów są rejestrowane na koncie zapasów surowców lub na koncie towarów (w zależności od charakteru zakupu), podczas gdy istnieje również wpis zliczania jednostek do indywidualnego rekordu, który jest przechowywany dla każdej pozycji zapasów. I odwrotnie, w systemie okresowych zapasów wszystkie zakupy są rejestrowane na koncie aktywów zakupów i nie ma indywidualnych rekordów zapasów, do których można by dodać jakiekolwiek informacje o liczbie sztuk.
Dochodzenia dotyczące transakcji . Prawie niemożliwe jest prześledzenie zapisów księgowych w systemie okresowej inwentaryzacji w celu ustalenia, dlaczego wystąpił jakikolwiek błąd związany z zapasami, ponieważ informacje są agregowane na bardzo wysokim poziomie. I odwrotnie, takie dochodzenia są znacznie łatwiejsze w systemie ciągłej inwentaryzacji, w którym wszystkie transakcje są dostępne szczegółowo na poziomie poszczególnych jednostek.
Z listy tej jasno wynika, że system ciągłej inwentaryzacji znacznie przewyższa system okresowej inwentaryzacji. Podstawowym przypadkiem, w którym system okresowy może mieć sens, jest sytuacja, w której ilość zapasów jest bardzo mała i można ją wizualnie przejrzeć bez szczególnej potrzeby tworzenia bardziej szczegółowych zapisów zapasów. System okresowy może również działać dobrze, gdy pracownicy magazynu są słabo przeszkoleni w zakresie korzystania z systemu ciągłego inwentaryzacji, ponieważ mogą nieumyślnie nieprawidłowo rejestrować transakcje magazynowe w systemie wiecznym.
