Rozdzielenie obowiązków
Koncepcja rozdziału obowiązków zabrania przypisywania jednej osobie odpowiedzialności za nabycie aktywów, ich opiekę i związaną z tym ewidencję. Na przykład jedna osoba może złożyć zamówienie na zakup aktywów, ale inna osoba musi zarejestrować transakcję w zapisach księgowych. Rozdzielając obowiązki, popełnienie oszustwa jest znacznie trudniejsze, ponieważ co najmniej dwie osoby muszą ze sobą współpracować - co jest znacznie mniej prawdopodobne niż w przypadku, gdy jedna osoba jest odpowiedzialna za wszystkie aspekty transakcji księgowej.
Przykładami podziału obowiązków są:
Gotówka . Jedna osoba otwiera koperty zawierające czeki, a inna rejestruje czeki w systemie księgowym. Zmniejsza to ryzyko, że czeki zostaną usunięte z firmy i zdeponowane na koncie bieżącym danej osoby.
Należności . Jedna osoba rejestruje środki pieniężne otrzymane od klientów, a druga tworzy noty kredytowe dla klientów. Zmniejsza to ryzyko, że pracownik przekieruje płatność przychodzącą od klienta i pokryje kradzież odpowiednim kredytem na koncie tego klienta.
Inwentaryzacja . Jedna osoba zamawia towar u dostawców, a druga loguje otrzymany towar w systemie księgowym. Uniemożliwia to kupującemu kierowanie przychodzących towarów na własny użytek.
Lista płac . Jedna osoba zestawia informacje o wynagrodzeniach brutto i netto na liście płac, a inna osoba weryfikuje obliczenia. Uniemożliwia to urzędnikowi płacowemu sztuczne zwiększanie wynagrodzenia niektórych pracowników lub tworzenie i płacenie fałszywych pracowników.
Problem z rozdzieleniem obowiązków polega na tym, że jest to znacznie mniej wydajne i bardziej czasochłonne niż posiadanie jednej osoby odpowiedzialnej za wszystkie aspekty transakcji. W związku z tym należy zbadać kompromis między zwiększeniem poziomu kontroli a zmniejszeniem wydajności przy podejmowaniu decyzji, czy wprowadzić rozdział obowiązków w niektórych obszarach. Jest całkiem możliwe, że poprawa kontroli nie jest wystarczająca, aby zrównoważyć obniżony poziom wydajności.
Błędne przekonanie co do rozdziału obowiązków polega na tym, że zmniejsza liczbę błędów księgowych. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy wprowadzane są zduplikowane dane lub gdy wiele osób weryfikuje swoją pracę. Nie jest to celem koncepcji rozdziału obowiązków, która ma na celu powierzenie pewnych zadań jednej osobie, a innym drugiej - koncepcja nie jest przeznaczona do powielania zadań, więc nie ma szans na zmniejszenie błędów księgowych .
Podobne warunki
Rozdział obowiązków jest również nazywany rozdziałem obowiązków.
