Księgowość drobna
Drobne pieniądze to niewielka ilość gotówki, która jest przechowywana na terenie firmy w celu pokrycia drobnych potrzeb gotówkowych. Przykładami takich płatności są materiały biurowe, karty, kwiaty i tak dalej. Drobne pieniądze są przechowywane w szufladzie lub pudełku na drobną gotówkę w pobliżu miejsca, w którym są najbardziej potrzebne. W większej firmie może być kilka drobnych punktów kasowych, prawdopodobnie jedna na budynek lub nawet jedna na dział. Oddzielny system księgowy służy do śledzenia drobnych transakcji gotówkowych.
System Petty Cash
Aby założyć fundusz drobnej gotówki, kasjer tworzy czek na kwotę środków przypisanych do konkretnego funduszu drobnej gotówki (zwykle kilkaset dolarów). Ewentualnie kasjer może po prostu odliczyć gotówkę na drobny fundusz gotówkowy, jeśli w lokalu jest wystarczająca liczba rachunków i monet. Początkowy zapis kasowy to obciążenie rachunku kasowego i uznanie rachunku gotówkowego.
Podmiot powierniczy następnie wypłaca drobną gotówkę z funduszu w zamian za wpływy związane z jakimikolwiek wydatkami. W tym momencie nie ma wpisu do dziennika; zamiast tego saldo środków pieniężnych w funduszu drobnej gotówki nadal spada, podczas gdy liczba wpływów nadal rośnie. Suma wpływów i pozostałych środków pieniężnych powinna zawsze odpowiadać początkowej kwocie drobnych środków pieniężnych. Jednak błędy w rejestracji i kradzież mogą skutkować odchyleniami od początkowej kwoty finansowania.
Gdy saldo środków pieniężnych w funduszu drobnej gotówki spadnie do wystarczająco minimalnego poziomu, powiernik zwraca się o większą ilość gotówki od kasjera. Przyjmuje to formę podsumowania wszystkich wpływów zgromadzonych przez depozytariusza. Kasjer tworzy nowy czek na kwotę paragonów i zamienia czek na pokwitowania. Wpis do dziennika kasowego jest obciążeniem rachunku kasowego i uznaniem rachunku gotówkowego.
Podmiot przechowujący gotówkę uzupełnia szufladę lub pudełko z drobnymi pieniędzmi, które teraz powinno zawierać pierwotną kwotę gotówki przeznaczoną dla funduszu. Kasjer tworzy zapis księgowy, aby zarejestrować drobne wpływy gotówkowe. Jest to kredyt na koncie drobnej gotówki i prawdopodobnie obciąża kilka różnych rachunków wydatków, takich jak konto materiałów biurowych (w zależności od tego, co zostało zakupione za gotówkę). Saldo na rachunku drobnej gotówki powinno być teraz takie samo jak kwota, od której się zaczęło.
W rzeczywistości saldo na rachunku drobnych pieniędzy jest wyższe niż kwota gotówki faktycznie znajdująca się w kasie, ponieważ gotówka w kasie jest stale wypłacana. Jednak różnica jest na tyle niewielka, że nie ma żadnego znaczenia dla wyników w sprawozdaniu finansowym. W ten sposób różnica zostaje wyrównana tylko wtedy, gdy trzeba uzupełnić kasę drobną.
Przykład księgowości Petty Cash
Firma tworzy fundusz drobnej gotówki i początkowo zasila go kwotą 300 USD. Wpis jest:
