Jak zarejestrować płatność kartą kredytową

Rejestracja płatności kartą kredytową polega na szczegółowym wprowadzeniu informacji z wyciągu karty kredytowej do systemu księgowego firmy. Kiedy podmiot przetwarzający karty kredytowe przesyła firmie wyciąg z karty kredytowej, zasadniczo przedstawia się jej dużą fakturę, która zawiera wiele pozycji dla szerokiej gamy zakupów. Ponieważ treść wyciągu może być tak zróżnicowana, trudno jest przypisać jeden domyślny kod obciążenia do konta (jak to ma miejsce w przypadku większości innych dostawców, którzy zwykle są kojarzeni z niewielkim zakresem zakupów). Zamiast tego pracownicy wprowadzający dane rozrachunków z dostawcami muszą przejść przez każdy z tych wyciągów i ręcznie przypisać kody opłat do każdej pozycji wiersza w oparciu o rodzaj wydatków.Alternatywą jest przekazanie tych wyciągów użytkownikom karty i poproszenie ich o wypełnienie wymaganych informacji, chociaż takie podejście zwykle opóźnia przetwarzanie płatności.

Personel odpowiedzialny za rozrachunki z dostawcami może otrzymać standardową listę kont, do których przypisane są pozycje obciążone, ponieważ istnieje duża regularność w rodzajach pozycji kupowanych za pomocą karty kredytowej. Przykłady często kupowanych przedmiotów:

  • Podróże i rozrywka

  • Artykuły biurowe

  • Koszt sprzedanych towarów

  • Subskrypcje

Odliczenie od wpisu wydatku dla dowolnej z poprzednich pozycji stanowi konto zobowiązań.

Po zarejestrowaniu w systemie zobowiązań, płatność czekiem jest ostatecznie dokonywana w kwocie wskazanej na wyciągu z karty kredytowej (plus lub minus wszelkie korekty), w przypadku gdy następuje obciążenie rachunku zobowiązań i uznanie rachunku gotówkowego. Porada dotycząca przelewu jest następnie usuwana z wyciągu, dołączana do czeku i wysyłana pocztą do podmiotu obsługującego karty kredytowe. Następnie pracownicy odpowiedzialni za zobowiązania dołączają kopię czeku do pozostałej części wyciągu z karty i zapisują ją według miesięcy.

Podany tutaj proces księgowania karty kredytowej należy powtarzać dokładnie w każdym miesiącu. W przeciwnym razie nawet pojedynczy wyciąg z karty może wiązać się z tak dużymi wydatkami, że nieprawidłowe przetwarzanie mogłoby mieć istotny wpływ na wyniki finansowe organizacji.

Podobne Artykuły