System lockboxów

Skrytka to obsługiwany przez bank adres pocztowy, na który firma kieruje swoich klientów do wysyłania płatności. Bank otwiera pocztę przychodzącą, wpłaca wszystkie otrzymane środki na konto bankowe firmy i skanuje płatności oraz wszelkie informacje dotyczące przekazów. Zeskanowane obrazy są umieszczane na bezpiecznej stronie internetowej, gdzie pracownicy księgowi firmy mogą uzyskać dostęp do obrazów, aby zastosować płatności do zaległych należności.

System skrytek to układ kilku skrytek, które są strategicznie rozmieszczone w pobliżu klastrów geograficznych klientów firmy, tak aby zminimalizować łączny czas przesyłania poczty od klientów do skrytek. Banki zachęcają do korzystania z systemu skrytek, które pobierają stałą miesięczną opłatę za każdą skrytkę, a także opłatę serwisową za każdą przetworzoną płatność. Na przykład firma w Bostonie może zdecydować się na posiadanie skrytek w Chicago, Los Angeles, Houston i Miami, aby ograniczyć przepływ poczty w przypadku płatności dokonywanych od klientów znajdujących się w pobliżu tych miast.

Banki świadczą usługę okresowego przeglądu, aby dopasować adresy, z których klienci wysyłają płatności do lokalizacji skrytek, aby sprawdzić, czy konfiguracja skrytek jest zoptymalizowana. Jeśli nie, skrytki są przenoszone do lokalizacji bardziej zorientowanych na klienta, a klienci są powiadamiani o zmianie swoich adresów do przekazania do nowych lokalizacji. Nie zaleca się ciągłego przesuwania lokalizacji skrytek, ponieważ denerwuje to pracowników klientów, którzy muszą na bieżąco aktualizować adresy płatności w swoich systemach komputerowych.

System skrytek to doskonały sposób na ograniczenie przepływu poczty dla większej firmy, która ma krajową lub międzynarodową bazę klientów. Rzadko jest konieczne, aby mniejsza firma z lokalną bazą klientów korzystała z więcej niż jednej skrytki w lokalnym banku, ponieważ każda redukcja przepływu poczty jest z nadwyżką równoważona przez powiązane opłaty bankowe.

Ponieważ metoda płatności stopniowo odchodzi od czeków na rzecz płatności elektronicznych, zapotrzebowanie na systemy skrytek prawdopodobnie spadnie.