Księga zakupów
Księga zakupów jest księgą podrzędną, w której rejestrowane są zakupy. Księga zakupów jest częścią bazy danych działu księgowości; nie jest obsługiwany przez dział zakupów. Księga jest przydatna do segregowania w jednym miejscu zapisów kwot, które firma wydaje u swoich dostawców. Księga zakupów pokazuje, za które zakupy zapłacono i które zakupy pozostają niezrealizowane. Typowa transakcja wprowadzona do księgi zakupów spowoduje zarejestrowanie zobowiązania, po którym w późniejszym terminie nastąpi transakcja płatnicza, która eliminuje zobowiązanie. W związku z tym prawdopodobne jest, że w księdze głównej w dowolnym momencie może pojawić się niespłacone saldo zobowiązań.
Jeśli wolumen zakupów jest stosunkowo niski, nie ma potrzeby prowadzenia księgi zakupów. Zamiast tego informacje te są zapisywane bezpośrednio w księdze głównej.
Jeśli miałbyś prowadzić ręczny zapis księgi zakupów, mógłby on zawierać znacznie więcej informacji, niż zostało to właśnie wskazane. Pola danych w ręcznie przygotowanej księdze zakupów mogą zawierać następujące informacje dla każdej transakcji:
Data zakupu
Kod dostawcy (lub nazwa)
Numer faktury dostawcy
Numer zamówienia (jeśli jest używany)
Kod identyfikacyjny zakupionego przedmiotu (może to być kod główny towaru lub numer referencyjny dostawcy)
Opłata zapłacona
Zapłacony podatek od sprzedaży
Flaga płatności (wskazuje, czy zapłacono, czy nie)
Podstawowym dokumentem odnotowanym w księdze zakupów jest faktura dostawcy. Ponadto, jeśli dostawcy przyznają firmie kredyt zwrotny na takie pozycje, jak towary zwrócone lub uszkodzone w transporcie, wówczas w księdze zakupów rejestruje się również faktury korygujące wystawione przez dostawców. Nota kredytowa może również zostać wystawiona w celu uzyskania rabatu ilościowego, chociaż ten kredyt może dotyczyć łącznie wielu zakupów, a zatem nie można go prześledzić wstecz do pojedynczej transakcji zakupu.
Informacje w księdze zakupów są okresowo agregowane i księgowane na koncie w księdze głównej, znanym jako konto zbiorcze. Konto kontroli księgi zakupów służy do zapobiegania zaśmiecaniu księgi głównej ogromną ilością informacji, które są zwykle przechowywane w księdze zakupów. Zaraz po zaksięgowaniu saldo na koncie zbiorczym powinno odpowiadać saldzie w księdze zakupów. Ponieważ na koncie zbiorczym nie są przechowywane żadne szczegółowe transakcje, każdy, kto chce sprawdzić transakcje zakupu, będzie musiał przejść od konta kontrolnego do księgi zakupów, aby je znaleźć.
Przed zamknięciem ksiąg i wygenerowaniem sprawozdań finansowych na koniec okresu obrachunkowego należy zakończyć wszystkie zapisy w księdze zakupów, zamknąć księgę za ten okres i zaksięgować sumy z księgi zakupów w księdze głównej.
Podobne warunki
Księga zakupów jest również nazywana podrzędną księgą zakupów lub subkontem zakupów.
