Kontrola wewnętrzna
Kontrola wewnętrzna to powiązany zestaw czynności, które są nakładane na normalne procedury operacyjne organizacji, z zamiarem ochrony aktywów, minimalizacji błędów i zapewnienia, że operacje są prowadzone w zatwierdzony sposób. Innym sposobem spojrzenia na kontrolę wewnętrzną jest to, że działania te są potrzebne do ograniczenia ilości i rodzajów ryzyka, na jakie narażona jest firma. Kontrole są również przydatne do konsekwentnego sporządzania wiarygodnych sprawozdań finansowych.
Kontrola wewnętrzna ma swoją cenę, która polega na tym, że czynności kontrolne często spowalniają naturalny przepływ procesów w firmie, co może zmniejszyć jej ogólną wydajność. W konsekwencji rozwój systemu kontroli wewnętrznej wymaga od kierownictwa równoważenia redukcji ryzyka z efektywnością. Proces ten może czasami skutkować akceptacją przez kierownictwo określonego poziomu ryzyka w celu stworzenia profilu strategicznego, który pozwala firmie konkurować skuteczniej, nawet jeśli ponosi ona sporadyczne straty, ponieważ kontrole zostały celowo ograniczone.
System kontroli wewnętrznej ma tendencję do zwiększania się kompleksowości w miarę wzrostu wielkości firmy. Jest to potrzebne, ponieważ pierwotni założyciele nie mają czasu na utrzymanie pełnego nadzoru, gdy jest wielu pracowników i / lub lokalizacji. Ponadto, gdy firma wchodzi na giełdę, muszą zostać wdrożone dodatkowe wymagania dotyczące kontroli finansowej, zwłaszcza jeśli akcje firmy mają być wystawione na sprzedaż na giełdzie. Zatem koszt kontroli ma tendencję do wzrostu wraz z rozmiarem.
Kontrola wewnętrzna przybiera różne formy, do których należą:
Rada dyrektorów nadzoruje całą organizację, zapewniając nadzór nad zespołem zarządzającym.
Audytorzy wewnętrzni rutynowo sprawdzają wszystkie procesy, szukając błędów, które można naprawić za pomocą nowych mechanizmów kontrolnych lub poprawek istniejących mechanizmów kontrolnych.
Procesy ulegają zmianie w taki sposób, że w każdym jest zaangażowana więcej niż jedna osoba; ma to na celu umożliwienie ludziom wzajemnych weryfikacji, co zmniejsza liczbę przypadków oszustw i prawdopodobieństwo błędów.
Dostęp do zapisów komputerowych jest ograniczony, więc informacje są udostępniane tylko tym osobom, które potrzebują ich do wykonywania określonych zadań. Takie postępowanie zmniejsza ryzyko kradzieży informacji i ryzyka kradzieży aktywów poprzez modyfikację zapisów własności.
Zasoby są zamykane, gdy nie są używane, co utrudnia ich kradzież.
Kluczową koncepcją jest to, że nawet najbardziej wszechstronny system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje całkowicie ryzyka oszustwa lub błędu. Zawsze będzie kilka incydentów, zwykle z powodu nieprzewidzianych okoliczności lub niezwykle zdecydowanego wysiłku osoby, która chce popełnić oszustwo.
