Dopasowanie trójstronne
Dopasowanie trójstronne to technika weryfikacji płatności, zapewniająca ważność faktury dostawcy. Kiedy dział zobowiązań otrzyma fakturę od dostawcy, jest ona zgodna z następującymi informacjami:
Informacje na fakturze dostawcy do kopii powiązanego zamówienia, które zostało jej przekazane przez dział zakupów. Zamówienie określa ilość i cenę, za jaką firma zgadza się na zakup towarów lub usług określonych na fakturze dostawcy.
Faktura dostawcy do odbioru dokumentacji przekazanej do działu księgowości przez dział odbierający, aby upewnić się, że towary zostały odebrane, są w odpowiedniej ilości i są w dobrym stanie.
Zatem koncepcja „dopasowania trójstronnego” odnosi się do dopasowania trzech dokumentów - faktury, zamówienia i raportu odbioru - w celu zapewnienia, że płatność zostanie dokonana. Procedura ma na celu zapewnienie zwrotu kosztów tylko za autoryzowane zakupy, zapobiegając w ten sposób stratom spowodowanym oszustwami i nieostrożnością.
Jeśli po tym trójstronnym dopasowaniu okaże się, że faktura dostawcy jest w dobrym stanie, personel odpowiedzialny za zobowiązania przetwarza fakturę do zapłaty. Jeśli nie, personel kontaktuje się z dostawcą w sprawie wszelkich znalezionych problemów, co może skutkować wystawieniem przez dostawcę poprawionej faktury lub noty kredytowej.
Koncepcja dopasowania trójstronnego ma problemy. Jest to bardzo pracochłonne, a zgromadzenie wymaganych informacji może być trudne, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach, podczas gdy pracownicy ds. Rozliczeń szukają brakujących informacji. Opóźnienia mogą zirytować dostawców, a także uniemożliwić firmie skorzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność. Możesz zwiększyć efektywność trójdrożnego dopasowywania, wykonując następujące czynności:
Z wyłączeniem faktur dolarowych i cyklicznych z wymogu dopasowania.
Umożliwienie pracownikom odpowiedzialnym za zobowiązania zatwierdzania faktur, jeśli ceny i jednostki wymienione na fakturze dostawcy mieszczą się w granicach kilku procent kwot wskazanych w zamówieniu.
Dostępne są również zautomatyzowane rozwiązania trójstronnego dopasowywania, które wymagają użycia w pełni zintegrowanych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa, ale nawet te rozwiązania spowodują uruchomienie niektórych transakcji, w przypadku których zautomatyzowane rozwiązanie zawodzi, co wymaga ręcznego badania rozbieżności. Te zautomatyzowane systemy są tak drogie, że nie są opłacalnym rozwiązaniem dla mniejszych firm.