Jak uzgodnić zapasy

Aby uzgodnić zapasy, porównaj liczby zapasów w rekordach firmy z rzeczywistymi ilościami na półkach w magazynie, dowiedz się, dlaczego istnieją różnice między tymi dwiema ilościami, i dostosuj rekordy, aby odzwierciedlić tę analizę. Uzgadnianie zapasów jest ważną częścią liczenia cykli, ponieważ pracownicy magazynu używają go do ciągłej aktualizacji dokładności zapisów zapasów. Dokładność ewidencji zapasów jest potrzebna, aby zapewnić terminowe zamawianie elementów zamiennych, prawidłową wycenę zapasów oraz dostępność części do sprzedaży lub produkcji w razie potrzeby. Konieczne jest również uzgodnienie zapasów, aby zapewnić, że rzeczywiste i zarejestrowane kwoty zapasów są takie same na koniec roku, tak aby podczas audytu zapasów nie wystąpiły żadne problemy.

Uzgadnianie zapasów nie jest tak proste, jak dostosowanie salda księgowego do stanu fizycznego. Mogą istnieć inne powody, dla których istnieje różnica między dwiema liczbami, których nie można skorygować za pomocą takiej korekty. W szczególności należy rozważyć wykonanie dowolnego lub wszystkich z poniższych kroków:

  • Przelicz inwentarz . Ktoś mógł nieprawidłowo policzyć zapasy. Jeśli tak, poproś inną osobę o ponowne policzenie (ponieważ pierwszy licznik może popełnić ten sam błąd w liczeniu po raz drugi). Co więcej, jeśli fizyczna liczba wydaje się być znacznie niższa niż saldo książki, możliwe jest, że w drugiej lokalizacji jest więcej zapasów - więc rozejrzyj się za drugą skrytką. Ponowne liczenie jest najbardziej prawdopodobną przyczyną wariancji, więc najpierw rozważ ten krok.

  • Dopasuj jednostki miary . Czy jednostki miary używane do liczenia i salda księgowego są takie same? Jedna może mieć pojedyncze jednostki (znane jako „eache”), a druga może być w tuzinach, pudełkach, funtach lub kilogramach. Jeśli już przeprowadziłeś przeliczenie i nadal istnieje różnica, która jest oddalona o rzędy wielkości, prawdopodobnie problemem są jednostki miary.

  • Sprawdź numer części . Możliwe, że błędnie odczytałeś numer artykułu na półce lub zgadujesz jego identyfikację, ponieważ w ogóle nie ma numeru części. Jeśli tak, uzyskaj drugą opinię od doświadczonego pracownika magazynu lub porównaj artykuł z opisami w rekordach podstawowych towarów. Inną opcją jest poszukanie innego przedmiotu, w przypadku którego występuje odchylenie liczby sztuk w przeciwnym kierunku - może to być numer części, którego szukasz.

  • Poszukaj brakujących dokumentów . Jest to duże źródło problemów z uzgadnianiem zasobów. Liczba jednostek w rekordach zapasów może być niepoprawna, ponieważ wystąpiła transakcja, ale nikt jeszcze jej nie zarejestrował. Jest to poważny problem dla liczników cykli, którzy mogą być zmuszeni do szukania niezagospodarowanej papierkowej roboty tego rodzaju, zanim poczują się komfortowo przy dostosowywaniu zapisów inwentarza. Innymi przykładami tego problemu są wpływy, które nie zostały jeszcze wprowadzone (więc rekord zapasów jest zbyt niski) lub wydania z magazynu do obszaru produkcyjnego, które nie zostały wprowadzone (więc rekord zapasów jest zbyt wysoki).

  • Zbadaj notkę . Złom może powstać w dowolnym miejscu w firmie (zwłaszcza na produkcji), a pracownicy mogą łatwo przeoczyć jego prawidłową ewidencję w ewidencji zapasów. Jeśli zauważysz umiarkowaną wariancję, w której rekordy zapasów są zawsze tylko nieznacznie wyższe niż stan fizyczny, jest to prawdopodobna przyczyna.

  • Zbadaj potencjalną własność klienta . Jeśli w ogóle nie masz zapisanej pozycji magazynowej w zapisach księgowych, może to być uzasadnione, ponieważ firma nie jest jej właścicielem - klient ma. Jest to szczególnie częste, gdy firma przebudowuje lub ulepsza produkty dla swoich klientów.

  • Zbadaj ewentualną własność dostawcy . Aby sprawdzić ostatnią pozycję, możliwe jest również, że masz na stanie towary, które są w komisie od dostawcy, a zatem są własnością dostawcy. Jest to najczęściej spotykane w handlu detalicznym i mało prawdopodobne w żadnym innym miejscu.

  • Zbadaj rekordy płukania wstecznego . Jeśli Twoja firma korzysta z płukania wstecznego w celu zmiany zapisów zapasów (gdzie zwalniasz zapasy na podstawie liczby wyprodukowanych wyrobów gotowych), wtedy zestawienie materiałów i numery produkcji wyrobów gotowych powinny być w doskonałym stanie lub proces uzgadniania będzie bolesny . Płukanie wsteczne nie jest zalecane, chyba że prowadzenie dokumentacji produkcyjnej jest doskonałe.

  • Zaakceptuj wariancję . Jeśli wszystkie formy dochodzenia zawiodą, to naprawdę nie masz innego wyjścia, jak zmienić zapis inwentarza, aby odpowiadał fizycznemu stanowi. Jest możliwe, że w końcu zostanie znaleziony jakiś inny błąd, który wyjaśnia rozbieżność, ale na razie nie możesz zostawić wariancji; w razie wątpliwości obliczenia fizyczne są prawidłowe.

Powiązane kursy

Jak przeprowadzić audyt zapasów

Zarządzanie zapasami

Podobne Artykuły