Rodzaje oszustw płacowych
Oszustwa płacowe to kradzież gotówki z firmy za pośrednictwem systemu przetwarzania płac. Istnieje kilka sposobów, w jakie pracownicy mogą popełniać oszustwa płacowe. Oni są:
Zaliczki niespłacone . Najbardziej pasywnym rodzajem oszustwa jest sytuacja, w której pracownik żąda zaliczki na poczet swojego wynagrodzenia, a następnie nigdy jej nie zwraca. Działa to najlepiej, gdy księgowi nie rejestrują zaliczek jako aktywów (zamiast tego obciążają je bezpośrednio kosztami) lub nigdy nie monitorują spłaty. W związku z tym niewypłacanie zaliczek wymaga bezczynności odbiorcy oraz nieodpowiedniego rejestrowania transakcji i działań następczych ze strony personelu księgowego. Comiesięczna procedura przeglądu zaliczek wyeliminuje ten problem.
Kumpel uderzający . Pracownik umawia się ze swoimi współpracownikami, aby wprowadzali godziny pracy do firmowego zegara, kiedy on bierze dzień wolny. Przeglądy nadzorcze i groźba wypowiedzenia to najlepsze sposoby uniknięcia tego ryzyka. Droższą alternatywą jest użycie biometrycznych zegarów czasu, które jednoznacznie identyfikują każdą osobę logującą się do systemu pomiaru czasu.
Pracownicy-duchy . Pracownicy listy płac albo tworzą fałszywego pracownika w ewidencji płac, albo przedłużają pensję pracownika, który właśnie odszedł z firmy, i zmieniają zapis płatności, tak aby wypłata depozytu bezpośredniego lub wypłata została im przekazana. Działa to najlepiej w dużych firmach, w których przełożeni mają bardzo duży personel, a zatem nie śledzą odszkodowań wystarczająco szczegółowo. Działa również dobrze, gdy przełożony opuścił firmę i nie został jeszcze zastąpiony, dzięki czemu pracowników-widmo można wstawiać do ich działów do czasu powołania nowego przełożonego. Aby wykryć pracowników-widmo, potrzebna jest okresowa kontrola zapisów płac. Innym sposobem na wykrycie pracownika-widma jest brak potrąceń z wypłaty, ponieważ sprawca chce otrzymać maksymalną kwotę gotówki.
Przekierowanie czeków . Pracownicy mogą odebrać wypłatę innego pracownika, który jest nieobecny, a następnie zrealizować czek dla siebie. Można tego uniknąć, nakazując płatnikowi przechowywanie wszystkich nieodebranych czeków w zamykanym sejfie i wymagając, aby każdy otrzymujący wypłatę udowodnił swoją tożsamość za pomocą prawa jazdy lub innego podobnego dokumentu.
Zmiana stawki wynagrodzenia . Pracownicy współpracują z księgowym w celu zwiększenia stawki godzinowej w systemie płacowym. Bardziej sprytny urzędnik przywróci wtedy stawkę wynagrodzenia do pierwotnego poziomu po popełnieniu tego oszustwa tylko przez kilka okresów rozliczeniowych, dzięki czemu problem będzie trudniejszy do wykrycia. Można to wykryć, dopasowując dokumenty autoryzacji stawek do rejestru płac.
Nieautoryzowane godziny . Być może najczęstszym rodzajem oszustwa płacowego jest wypełnianie list czasu pracy przez pracowników, zwykle w tak małych odstępach, aby uniknąć uwagi przełożonych. Jest to szczególny problem, gdy osoby nadzorujące dokonują jedynie pobieżnych przeglądów kart czasu pracy. Najlepszą kontrolą nad tego typu oszustwami jest kontrola nadzorcza.
Krótko mówiąc, istnieje wiele sposobów nieuczciwego zwiększania wypłacanej listy płac. Trudno to zauważyć, gdy zaangażowane kwoty są niewielkie, dlatego należy rozważyć koszt działań zapobiegawczych w stosunku do wielkości oszczędności, które zostaną wygenerowane.
