Rejestracja transakcji księgowych
Kiedy dochodzi do transakcji księgowej, można ją zarejestrować w księgach organizacji na wiele sposobów. W poniższych punktach opisano najpopularniejsze dostępne metody:
Wpisy do dziennika. Najbardziej podstawową metodą rejestrowania transakcji jest zapis księgowy, w którym księgowy ręcznie wprowadza numery rachunków oraz obciążenia i uznania dla każdej pojedynczej transakcji. To podejście jest czasochłonne i obarczone błędami, dlatego jest zwykle zarezerwowane dla korekt i specjalnych wpisów. W kolejnych punktach zwracamy uwagę na bardziej zautomatyzowane podejścia stosowane w oprogramowaniu księgowym do rejestrowania bardziej powszechnych transakcji księgowych.
Otrzymywanie faktur dostawcy . Po otrzymaniu faktury dostawcy księgowy loguje ją do modułu rozrachunków z dostawcami w programie księgowym. Moduł automatycznie tworzy zapis księgowy, który obciąża odpowiedni koszt lub konto aktywów i uznaje konto zobowiązań z zobowiązaniami.
Wystawienie faktury dostawcy . Gdy ma zostać utworzona faktura dla odbiorcy, księgowy wprowadza odpowiednie informacje o cenie, ilości jednostkowej i obowiązującym podatku od sprzedaży do modułu fakturowania w oprogramowaniu księgowym. Moduł automatycznie tworzy zapis księgowy, który obciąża gotówkę lub konto należności i uznaje konto sprzedaży. Może również istnieć uznanie na koncie zobowiązania z tytułu podatku obrotowego.
Wystawianie płatności dostawcy . Gdy dostawcy są opłacani, księgowy sprawdza numery faktur do zapłaty w module rozrachunków z dostawcami w oprogramowaniu księgowym. Następnie oprogramowanie drukuje czeki lub realizuje płatności elektroniczne, jednocześnie obciążając rachunek zobowiązań i uznając rachunek gotówkowy.
Wydawanie czeków . Kiedy pracownicy mają otrzymać wynagrodzenie, księgowy wprowadza stawki wynagrodzeń i przepracowane godziny wszystkich pracowników do modułu płac w programie księgowym. Moduł automatycznie tworzy zapis księgowy, który obciąża rachunki wynagrodzeń i wydatków na podatek od wynagrodzeń oraz uznaje gotówkę. Może to być dość skomplikowany wpis, ponieważ może również dotyczyć potrąceń i innych potrąceń oraz osobno rejestrować kilka rodzajów podatków od wynagrodzeń.
Wszystkie te metody rejestracji tworzą zapisy w księdze głównej lub w księdze pomocniczej, która następnie jest przenoszona do księgi głównej. Stamtąd transakcje są agregowane w sprawozdania finansowe.
