Finanse
Procedura rozliczeniowa
Poniższa procedura rozliczeniowa dotyczy trzech zadań w procesie fakturowania, które obejmują zbieranie informacji potrzebnych do skonstruowania faktury, tworzenie faktur i wystawianie ich klientom.
Przejrzyj informacje rozliczeniowe (urzędnik ds. Rozliczeń)
- Uzyskaj dostęp do dziennego dziennika wysyłki w systemie komputerowym.
- Zeskanuj szczegóły każdej przesyłki, aby upewnić się, że jest gotowa do rozliczenia. Jeśli tak, oznacz te rekordy jako transakcje podlegające rozliczeniu.
- Uzyskaj dostęp do modułu fakturowania i wywołaj ekran podglądu dla każdej przyszłej faktury, która ma zostać wydrukowana.
- Sprawdź, czy wszystkie ceny zostały zatwierdzone przez personel wprowadzania zamówienia. Jeśli nie, porównaj podane ceny z oficjalnym cennikiem korporacyjnym i uzyskaj zgodę na wszelkie odchylenia z tej listy.
- Dodaj opłatę transportową, chyba że zamówienie jest oznaczone jako opłacone z góry lub ma zostać odebrane przez klienta.
- Sprawdź, czy kod podatku od sprzedaży klienta jest poprawny i dostosuj go, jeśli to konieczne.
Wydrukuj pakiet faktur (księgowy)
- Wybierz opcję w oprogramowaniu rozliczeniowym, aby wydrukować wszystkie oflagowane faktury.
- Umieść oficjalny formularz faktury firmy w drukarce.
- Uruchom wydruk testowy, aby upewnić się, że formularze rozliczeniowe są prawidłowo umieszczone w drukarce.
- Wydrukuj całą partię faktur i sprawdź, czy zostały wydrukowane poprawnie.
Przygotuj i wyślij faktury (księgowy)
- Jeśli faktury są w wielu kopiach, rozerwij kopie i zachowaj wyznaczone kopie.
- Wrzuć wersję faktury przeznaczoną dla klientów do kopert.
- Pieczęć „Zażądano korekty adresu” na kopertach rozliczeniowych.
- Dostarcz koperty rozliczeniowe do biura pocztowego w celu wysłania.
Plik kopii faktur (księgowy)
- W razie potrzeby należy złożyć zachowane kopie faktur według numeru faktury lub nazwy klienta.
