Kontrola zapasów
Inwestycja firmy w zapasy jest zwykle duża i może składać się z wielu towarów, które można łatwo ukraść i odsprzedać. Jeśli inwentarz zawiera głównie surowce, jego śledzenie jest niezbędne, aby zapewnić, że w procesach produkcyjnych, w których jest on używany, nie zabraknie materiałów. Oznacza to, że musisz wdrożyć szereg elementów sterujących, aby zapobiec kradzieży lub zapewnić, że operacja produkcyjna nie zabraknie nakładów. Poniżej opiszemy kilka kluczowych elementów sterujących, które należy wziąć pod uwagę przy inwestycji w zapasy. Kluczowe kontrole wewnętrzne Twoich zapasów to:
Ogrodzimy i zamykamy magazyn . Najważniejszą kontrolą zapasów jest po prostu zamknięcie magazynu. Oznacza to, że budujesz ogrodzenie wokół ekwipunku, zamykasz bramę i wpuszczasz tylko upoważniony personel do magazynu.
Zorganizuj spis . Może się wydawać, że zwykłe uporządkowanie zapasów w magazynie nie jest kontrolą, ale jeśli nie możesz ich znaleźć, nie możesz ich kontrolować. Zatem podstawową podstawą wewnętrznej kontroli zapasów jest numerowanie wszystkich lokalizacji, identyfikacja każdej pozycji zapasów i śledzenie tych pozycji według lokalizacji.
Policz wszystkie przychodzące zapasy . Nie wierz tylko dostawcy, że ilość podana w dostawie jest prawidłowa. Policz spis przed zarejestrowaniem go jako otrzymany. Zapobiega to wprowadzaniu błędów do ewidencji zapasów.
Sprawdź przychodzące zapasy . Sprawdź, czy wszystkie przychodzące zapasy są odpowiedniego typu i nie są uszkodzone. Wszystkie przedmioty, które nie przejdą kontroli, powinny zostać natychmiast zwrócone, a personel odpowiedzialny za zobowiązania poinformował, że zwrócone przedmioty nie powinny być opłacane.
Otaguj wszystkie zasoby reklamowe . Każdy odpad w magazynie powinien być oznaczony przywieszką, na której znajduje się numer części, opis, jednostka miary i ilość. W przeciwnym razie pozycje zapasów zostaną błędnie zidentyfikowane.
Segreguj zapasy należące do klientów . Jeśli na miejscu znajdują się zapasy, które należą do klientów, personel magazynu prawdopodobnie policzy je tak, jakby należały do firmy, dlatego należy zastosować procedurę oznaczania tych pozycji jako należące do klienta po ich przybyciu i segregować je w wydzielona część magazynu.
Standaryzacja prowadzenia dokumentacji do kompletacji zapasów . Kiedy towar jest pobierany z półki w magazynie, do wykorzystania w obszarze produkcyjnym lub do sprzedaży klientom, należy zastosować standardową procedurę rejestrowania kompletacji, gdy tylko opuszczą magazyn (co jest łatwiejsze, jeśli jest ogrodzenie magazynu , a zapasy mogą przejść tylko przez jedną kontrolowaną bramę).
Podpisz dla wszystkich zapasów usuniętych z magazynu . Jeśli pozycje zapasów są usuwane z magazynu z przyczyn innych niż normalny proces kompletacji, poproś osobę, która usunie znak zapasów w celu usunięcia, tak aby istniała informacja o tym, kto jest odpowiedzialny.
Przeprowadź audyt wykazu materiałów . Zestawienie komponentów jest zapisem części użytych do wytworzenia produktu. Zestawienie materiałów służy do pobierania towarów z magazynu, więc jeśli rachunek jest nieprawidłowy, pobierający będą pobierać nieprawidłowe ilości z magazynu. Wymaga to okresowego audytu każdego rachunku, a także dostępu do ewidencji materiałów w systemie komputerowym wyłącznie za pomocą hasła.
Śledź dodatkowe zamówienia i zwroty . Jeśli personel produkcyjny zażąda dodatkowych wydań części lub zwróci nadwyżki do magazynu, oznacza to błąd w ewidencji pobrań (prawdopodobnie na liście materiałów, jak już wspomniano).
Przeprowadzaj okresowe przeglądy przestarzałych zapasów . Magazyn może w końcu zostać zatkany przestarzałymi zapasami, których nie można wykorzystać, co wymaga wysokich kosztów magazynowania, a także koliduje z komponentami potrzebnymi w produkcji. Utworzyć komisję ds. Przeglądu materiałów, która okresowo przegląda zapisy zapasów w celu określenia, które pozycje należy sprzedać lub w inny sposób wyeliminować.
Cykl postępowania się liczy . Niech pracownicy magazynu przeprowadzają małe, częste liczenia niewielkiej części zapasów oraz badają i poprawiają wszelkie znalezione błędy. To stopniowo poprawia dokładność ewidencji zapasów.
Zbadaj rekordy zapasów o ujemnym saldzie . Jeśli zapisy księgowe wskazują, że pod ręką są ujemne zapasy, to oczywiście występuje wada transakcyjna, która spowodowała ujemne saldo. To główny cel szczegółowego dochodzenia.
Rejestruj transakcje złomu . Nie wyrzucaj złomu po prostu do kosza, gdy się pojawi. Jeśli to zrobisz, system księgowy nadal będzie uważał, że złomowany przedmiot jest w magazynie, a więc zawyży ilość zapasów. Zamiast tego utwórz procedurę regularnego śledzenia złomu.
Pomimo tych kontroli, nadal może pojawić się szereg problemów z dokładnością zapisów inwentaryzacji, więc bądź przygotowany na dodanie większej liczby kontroli, jeśli problemy będą się powtarzać.
