Analiza należności
Przegląd rozrachunków z odbiorcami
Należności to kwoty, które są dłużne firmie od jej klientów i obejmują potencjalnie dużą liczbę kwot zafakturowanych. Należności stanowią główne źródło wpływających przepływów pieniężnych dla większości firm, dlatego należy analizować te faktury łącznie, aby ustalić kondycję podstawowych przepływów pieniężnych. Poniżej przedstawiono kilka technik analizy należności.
Analiza należności
Jedną z najłatwiejszych metod analizy stanu należności firmy jest wydrukowanie raportu wiekowania należności, który jest standardowym raportem w każdym pakiecie oprogramowania księgowego. W tym raporcie wiek należności jest podzielony na różne segmenty, które można czasami zmienić w oprogramowaniu księgowym, aby dopasować je do warunków płatności. Najczęstsze przedziały czasu mają okres od 0-30 dni, 31-60 dni, 61-90 dni i więcej niż 90 dni. Wszelkie faktury mieszczące się w przedziałach czasowych reprezentujących okresy dłuższe niż 30 dni powodują wzrost poczucia alarmu, zwłaszcza jeśli spadają do najstarszego przedziału czasu. Jest kilka kwestii, o których należy pamiętać podczas analizowania na podstawie raportu wiekowania, a są to:
Indywidualne warunki kredytu . Kierownictwo mogło zezwolić na wyjątkowo długie okresy kredytowania dla określonych klientów lub tylko dla określonych faktur. Jeśli tak, może się wydawać, że płatności za te pozycje są bardzo zaległe, podczas gdy w rzeczywistości nie są jeszcze należne.
Odległość od daty rozliczenia . W wielu firmach większość wszystkich faktur jest rozliczana pod koniec miesiąca. Jeśli uruchomisz raport wiekowania kilka dni później, prawdopodobnie nadal będzie on zawierał nieuregulowane należności sprzed miesiąca, za które wkrótce nadejdzie płatność, a także pełną kwotę wszystkich należności, które właśnie zostały zafakturowane. W sumie okazuje się, że należności są w złym stanie. Jednak gdybyś uruchomił raport tuż przed czynnościami rozliczeniowymi na koniec miesiąca, w raporcie byłoby znacznie mniej należności i może się wydawać, że z nieodebranych należności pochodzi bardzo mało gotówki.
Rozmiar przedziału czasu . Należy w przybliżeniu dopasować czas trwania przedziałów czasowych w raporcie do warunków kredytu firmy. Na przykład, jeśli warunki kredytu to tylko dziesięć dni, a pierwszy przedział obejmuje 30 dni, prawie wszystkie faktury będą wyglądać na aktualne.
Niezastosowane kredyty . W raporcie mogą znajdować się niezastosowane kredyty. Jeśli tak, wyczyść raport, sprawdzając, na które faktury należało je wystawić. Może to zmniejszyć kwotę przeterminowanych należności wymienionych w raporcie.
Kolejnym narzędziem do analizy należności jest linia trendu. Można wykreślić nieuregulowane saldo należności na koniec każdego miesiąca za ubiegły rok i wykorzystać je do przewidzenia kwoty należności, które powinny pozostać niespłacone w najbliższej przyszłości. Jest to szczególnie cenne narzędzie, gdy sprzedaż ma charakter sezonowy, ponieważ zmienność sezonową można zastosować do oszacowania przyszłych poziomów sprzedaży.
Analiza trendów jest również przydatna do porównywania odsetka złych długów do sprzedaży w danym okresie. Jeśli istnieje silny, powtarzający się trend w tym odsetku, kierownictwo może chcieć podjąć działania. Na przykład, jeśli odsetek złych długów rośnie, kierownictwo może chcieć zezwolić klientom na surowsze warunki kredytowe. I odwrotnie, jeśli odsetek złych długów jest wyjątkowo niski, kierownictwo może zdecydować się na poluzowanie kredytu, aby zwiększyć sprzedaż dla nieco bardziej ryzykownych klientów. Jest to szczególnie przydatne narzędzie, gdy przeprowadzasz analizę odsetka nieściągalnych długów dla klientów indywidualnych, ponieważ może wykryć problemy, które mogą wskazywać na rychłe bankructwo klienta.
Podczas korzystania z analizy linii trendu należy pamiętać o kilku kwestiach:
Zmiana polityki kredytowej . Jeżeli kierownictwo wyraziło zgodę na zmianę polityki kredytowej, może to prowadzić do nagłych zmian poziomu należności lub złego zadłużenia.
Zmiana produktów lub linii biznesowych . Jeśli firma dodaje lub usuwa ze swojego asortymentu produktów lub linii biznesowych, może to spowodować głębokie zmiany w trendzie należności.
Zmiana warunków prowadzenia działalności . Jeśli gospodarka słabnie, może wystąpić tendencja wzrostowa złych długów znacznie powyżej średniej historycznej.
Trzecim rodzajem analizy należności jest analiza wskaźnikowa. Najczęściej stosowanym wskaźnikiem jest okres spłaty należności, który ujawnia liczbę dni, przez które średnia faktura klienta pozostaje zaległa, zanim zostanie zapłacona. Formuła to:
Średnie należności ÷ (sprzedaż roczna ÷ 365 dni)
Na przykład, jeśli w dowolnym momencie jest zazwyczaj 500 000 USD nieuregulowanych należności, a roczna sprzedaż wynosi 3,65 mln USD, wówczas okres spłaty należności jest obliczany jako:
500 000 $ należności ÷ (3650 000 $ rocznej sprzedaży ÷ 365 dni)
= Okres odbioru 50 dni
W tym przykładzie nie możemy stwierdzić, czy 50-dniowy okres spłaty jest dobry, czy zły, ponieważ nie znamy czasu trwania warunków kredytu.
Podsumowując, najlepszym sposobem analizy należności jest wykorzystanie wszystkich trzech wymienionych tutaj technik. Możesz użyć okresu windykacji należności, aby uzyskać ogólne pojęcie o zdolności firmy do zbierania swoich należności, dodać analizę raportu wiekowania, aby dokładnie określić, które faktury powodują problemy z windykacją, a następnie dodać analizę trendów, aby sprawdzić, czy problemy te zmieniały się w czasie.
Inne rodzaje analiz
Ciekawą analizą dotyczącą należności jest linia trendu proporcji sprzedaży do klientów, które są płacone w momencie sprzedaży, z uwzględnieniem zastosowanego rodzaju płatności. Zmiany w procedurach i zasadach sprzedaży firmy mogą spowodować przesunięcie sprzedaży w kierunku płatności z góry lub z niej rezygnacji, co w związku z tym ma wpływ na kwotę i charakterystykę należności.
