System zaliczkowy
System zaliczek to system księgowy służący do wypłaty, a następnie uzupełniania drobnej gotówki. Drobne środki pieniężne to niewielka rezerwa gotówki przechowywana na miejscu w lokalizacji firmy na nieprzewidziane potrzeby gotówkowe. System zaliczek ma na celu zapewnienie podstawowej ręcznej metody śledzenia drobnych sald gotówkowych i sposobu wykorzystania gotówki. Podstawowe cechy systemu zaliczkowego to:
Stała kwota gotówki jest przypisywana do funduszu kasowego, który jest zapisywany na oddzielnym koncie w księdze głównej.
Wszystkie wypłaty gotówki z funduszu kasowego są dokumentowane wpływami.
Dochody z wypłat drobnych środków pieniężnych są podstawą do okresowego uzupełniania funduszu kasowego.
Rozbieżności między oczekiwanymi a rzeczywistymi saldami funduszy są regularnie przeglądane i badane.
Zasadniczo wydatki są rozpoznawane w momencie, gdy nowe środki pieniężne zostaną zasilone funduszem drobnej gotówki z rachunku bieżącego firmy. W przypadku wypłaty gotówki z rachunku czekowego zapis stanowi obciążenie różnych wydatków, za które depozytariusz wystawia rachunki, oraz uznanie rachunku gotówkowego.
O ile kwota gotówki przypisana do funduszu drobnej gotówki nie zostanie celowo zmieniona, nie ma powodu, dla którego miałby kiedykolwiek nastąpić kolejny zapis na koncie służącym do udokumentowania salda drobnej gotówki, ponieważ wszystkie uzupełnienia drobnej gotówki pochodzą z rachunku bieżącego firmy.
Główną cechą tego systemu jest konieczność dokumentowania wszystkich wydatków. Jest to doskonały sposób na utrzymanie wysokiego poziomu kontroli nad wypłatami gotówki.
Popularność systemu zaliczkowego spada, ponieważ wiele firm woli używać firmowych kart kredytowych do przypadkowych zakupów lub zlecać pracownikom płacenie gotówką, a następnie ubiegać się o zwrot kosztów w ramach systemu zwrotu kosztów firmy. Ponadto system zaliczek może spowodować wyciek gotówki z firmy, albo w wyniku kradzieży gotówki, albo w wyniku nieprawidłowego rejestrowania wypłat przez depozytariusza drobnych środków pieniężnych.
