Dziennik zakupów

Arkusz zakupów to arkusz na poziomie oddziału, w którym przechowywane są informacje o transakcjach zakupów. Ten dziennik jest najczęściej spotykany w ręcznym systemie księgowym, w którym konieczne jest, aby transakcje zakupów o dużym wolumenie nie obciążały księgi głównej. Wszystkie rodzaje zakupów na kredyt są rejestrowane w dzienniku zakupów, w tym:

• Artykuły biurowe

• Usługi

• Towar nabyty w celu odsprzedaży

Każda transakcja wprowadzona do dziennika zakupów wiąże się z uznaniem konta zobowiązań i obciążeniem rachunku wydatków lub konta aktywów, do którego odnosi się zakup. Na przykład obciążenie związane z zakupem materiałów biurowych wpłynęłoby na rachunek wydatków na materiały. Dziennik zawiera również datę rejestracji, nazwę dostawcy, któremu płacono, numer dokumentu źródłowego oraz numer faktury. Opcjonalne dodatki do tego podstawowego zestawu informacji to termin płatności i numer zamówienia autoryzującego.

Okresowo i nie później niż na koniec każdego okresu sprawozdawczego informacje w arkuszu zakupów są podsumowywane i księgowane w księdze głównej. Oznacza to, że zakupy wykazane w księdze głównej są tylko na najbardziej zagregowanym poziomie. Gdyby osoba badała szczegóły zakupu, konieczne byłoby cofnięcie się do dziennika zakupów, aby znaleźć odniesienie do dokumentu źródłowego.