Korygowanie wpisu
Zapis korygujący to zapis księgowy dokonany w celu naprawienia błędnej transakcji, która została wcześniej zarejestrowana w księdze głównej. Na przykład miesięczny zapis amortyzacji mógł zostać błędnie wprowadzony na konto kosztów amortyzacji. Jeśli tak, wpis korygujący polega na przeniesieniu wpisu na rachunek amortyzacji poprzez uznanie rachunku amortyzacji i obciążenie rachunku amortyzacji. Alternatywnie, pierwotny zapis mógłby zostać cofnięty i zastąpiony nowym wpisem, który prawidłowo obciąża koszt na konto amortyzacji.
Zapisów korygujących dokonuje zwykle tylko bardziej doświadczony personel księgowy, ponieważ lepiej rozumieją oni system księgowy i wpływ specjalnych zapisów księgowych na sprawozdania finansowe. Może mieć sens, aby administrator zatwierdzał wszystkie proponowane wpisy korygujące przed ich dokonaniem, aby mieć pewność, że druga osoba sprawdzi, czy wpis przyniesie zamierzony skutek.
Szczególnie ważne jest pełne udokumentowanie wpisu korygującego, ponieważ pozycje te są szczególnie trudne do zrozumienia po upływie pewnego czasu. Oznacza to dołączenie do każdego zapisu księgowego dokumentacji pierwotnego błędu, a także uwagi dotyczące sposobu, w jaki zapis korygujący ma naprawić pierwotny błąd. Dokumentacja jest szczególnie cenna, jeśli wydaje się prawdopodobne, że audytorzy firmy sprawdzą później wpis korygujący.
Wpis korygujący powinien zostać dokonany natychmiast po wykryciu i ocenie błędu. W przeciwnym razie jest całkiem prawdopodobne, że wpis nigdy nie zostanie poprawiony; Dzieje się tak, ponieważ korekcja błędów wykracza poza normalny przepływ przetwarzania transakcji, więc nie ma kalendarza ani procedury pracy, która monitoruje, czy te transakcje są realizowane.
Poprawianie wpisów jest bardzo czasochłonne. W związku z tym sensowne może być śledzenie liczby poprawek wprowadzonych w poszczególnych miesiącach, aby sprawdzić, czy zostały rozwiązane podstawowe problemy powodujące te wpisy. Jeśli tak, zmniejszy się potrzeba poprawiania zapisów, a księgowi będą mieli więcej czasu na inne obowiązki.
