Kontrola należności

Kontrole nad należnościami tak naprawdę rozpoczynają się od początkowego tworzenia faktury dla odbiorcy, ponieważ należy zminimalizować kilka problemów podczas tworzenia rozrachunków, zanim będzie można uzyskać kompleksowy zestaw kontroli nad tym kluczowym zasobem. Kontrole obejmują następnie prawidłowe prowadzenie należności i ich eliminację poprzez płatności od klientów lub generowanie not kredytowych. Kluczowe elementy sterujące do rozważenia to:

• Wymagaj zatwierdzenia kredytu przed wysyłką . Będziesz mieć problemy ze ściągnięciem należności, jeśli zamówienie zostanie wysłane do klienta o złej zdolności kredytowej. Dlatego wymagaj podpisanej zgody działu kredytowego na wszystkie zamówienia sprzedaży powyżej określonej kwoty w dolarach.
• Sprawdź warunki umowy . Jeśli występują nietypowe warunki płatności, zweryfikuj je przed utworzeniem faktury. W przeciwnym razie należności będą zawierały faktury, których zapłaty klienci odmawiają.
• Faktury sprawdzone . Jeśli faktura na dużą kwotę zawiera błąd, klient może wstrzymać płatność do czasu wysłania poprawionej faktury. Rozważ wymóg korekty większych faktur, aby złagodzić ten problem.
• Autoryzuj noty kredytowe . Osoby, które mają dostęp do przychodzących płatności klientów, mogą przechwycić przychodzącą gotówkę, a następnie utworzyć notę ​​kredytową, aby zatrzeć ślady. Krokiem w zapobieganiu temu problemowi jest wymaganie formalnego zatwierdzenia przez kierownika not kredytowych, które są następnie weryfikowane w późniejszym terminie przez personel audytu wewnętrznego. Nie dopuszczaj do skrajności i wymagaj akceptacji dla bardzo małych not kredytowych - pozwól księgowym tworzyć małe bez zgody, tylko po to, aby wyczyścić niewielkie pozostałe salda kont.
• Ogranicz dostęp do oprogramowania rozliczeniowego . Jak już wspomniano, ktoś mógłby przechwycić płatności przychodzące od klientów i ukryć kradzież za pomocą noty kredytowej. Dostęp do oprogramowania rozliczeniowego należy chronić hasłem, aby zapobiec nielegalnemu tworzeniu not kredytowych.
• Oddzielne obowiązki . Jak już wspomniano, nikt nie powinien być w stanie obsługiwać przychodzących płatności klientów i tworzyć not kredytowych, w przeciwnym razie będzie mógł wziąć pieniądze i zatrzeć ślady notami kredytowymi. Dlatego przydziel te zadania różnym osobom.
• Przejrzyj zapisy księgowe dotyczące należności . Transakcje dotyczące należności prawie zawsze przechodzą przez arkusz sprzedaży w oprogramowaniu księgowym, które generuje własne zapisy księgowe. Dlatego prawie nigdy nie powinno się dokonywać ręcznego zapisu księgowego na koncie rozrachunków z odbiorcami. Powinieneś dokładnie sprawdzić te wpisy.
• Audytuj pakiety faktur . Po wypełnieniu faktur w pliku powinien znajdować się pakiet zawierający zlecenie sprzedaży, autoryzację kredytu, list przewozowy i kopię faktury. Personel audytu wewnętrznego powinien przejrzeć wybrane pakiety, aby sprawdzić, czy urzędnik dokonujący rozliczeń prawidłowo przejrzał wszystkie dokumenty pomocnicze i prawidłowo wygenerował fakturę.
• Dopasuj rachunki do dziennika wysyłki . Istnieje możliwość, że towary zostaną wysłane bez odpowiedniej faktury lub odwrotnie. Aby wykryć takie sytuacje, poproś personel audytu wewnętrznego o porównanie faktur z dziennikiem wysyłek i zbadanie wszelkich różnic.
• Sprawdź stosowanie wpływów gotówkowych . Księgowi mogą nieprawidłowo stosować pokwitowania gotówkowe do otwartych faktur, być może nawet nie umieszczając ich na rachunkach właściwych klientów. Poproś personel audytu wewnętrznego o okresowe prześledzenie wybranych wpływów gotówkowych do faktur klientów, aby zweryfikować prawidłowe wykorzystanie gotówki.

Pozycje te stanowią podstawowe kontrole należności. Firma z wyspecjalizowanym systemem należności może wymagać wdrożenia dodatkowych kontroli lub może nie potrzebować niektórych z wymienionych tutaj pozycji.