Jak rozliczyć zaliczki klientów
Klient może zapłacić z góry za dostarczony towar lub świadczone usługi. Możliwe przyczyny zaliczki klienta mogą obejmować:
Zły kredyt . Sprzedawca nie chce udzielić klientowi kredytu w postaci zaliczki, dlatego żąda płatności z góry.
Produkt niestandardowy . Produkt może być tak spersonalizowany, że sprzedawca nie będzie mógł go sprzedać nikomu innemu, jeśli kupujący nie zapłaci, więc sprzedawca żąda przedpłaty.
Podstawa kasowa . Klient może działać na zasadzie kasowej, dlatego chce jak najszybciej zapłacić gotówką w celu ujęcia wydatku i zmniejszenia dochodu do zgłoszenia w bieżącym roku podatkowym.
Zarezerwowana pojemność . Klient może zapłacić z góry, aby zarezerwować zdolność produkcyjną sprzedawcy lub przynajmniej uniemożliwić jej wykorzystanie przez konkurenta.
Z tych lub innych powodów sprzedawca może otrzymać zaliczkę, zanim zrobi cokolwiek w celu uzyskania płatności. W takim przypadku prawidłowe rozliczenie polega na uznaniu zaliczki za zobowiązanie do czasu wypełnienia przez sprzedającego zobowiązań wynikających z warunków umowy sprzedaży. W grę wchodzą dwa wpisy do dziennika. Oni są:
Nagranie wstępne . Obciąż rachunek gotówkowy i uznaj rachunek zaliczek (zobowiązań) klienta.
Rozpoznawanie przychodów . Obciąż konto zaliczek (zobowiązań) klienta i uznaj konto przychodów.
Zasadniczo najlepiej jest nie uwzględniać zaliczki klienta za pomocą automatycznego cofania wpisu, ponieważ spowoduje to odwrócenie kwoty gotówki w następnym miesiącu - a wypłacona gotówka nadal pozostaje na koncie gotówkowym. Zamiast tego należy co miesiąc ręcznie śledzić kwotę na koncie zaliczek odbiorcy i ręcznie przesuwać kwoty do przychodów w miarę dostarczania towarów lub świadczenia usług. Może to wymagać wykonania oddzielnego kroku w procedurze zamknięcia miesiąca, aby zapewnić regularne badanie statusu każdej zaliczki klienta.
Zaliczka dla klienta jest zwykle wykazywana jako bieżące zobowiązanie w bilansie sprzedawcy. Jeżeli jednak sprzedający nie spodziewa się ująć przychodu z bazowej transakcji sprzedaży w ciągu jednego roku, zobowiązanie powinno być klasyfikowane jako zobowiązanie długoterminowe.
Na przykład firma Green Widget otrzymuje od klienta 10 000 USD na dostosowany fioletowy widżet. Green Widget rejestruje pokwitowanie z debetem w wysokości 10.000 $ na koncie gotówkowym i kredytem w wysokości 10.000 $ na koncie zaliczkowym klienta. W następnym miesiącu Green dostarczy niestandardowy widget i utworzy nowy zapis księgowy, który obciąża konto zaliczek klienta kwotą 10 000 USD i uznaje konto przychodów kwotą 10 000 USD.