Jak założyć system rozrachunków z dostawcami
System rozrachunków z dostawcami opłaca rachunki firmy w zorganizowany sposób. Celem tego systemu jest terminowe dokonywanie płatności i przekazywanie odpowiednich kwot odpowiednim dostawcom. Aby skonfigurować taki system, można wykonać następujące kroki:
Wybierz oprogramowanie . Kup gotowy pakiet oprogramowania księgowego, który zawiera moduł rozrachunków z dostawcami. Poszukaj takich standardowych funkcji, jak możliwość ustawienia standardowych informacji o płatnościach dla każdego dostawcy, wykrywanie zduplikowanych faktur, korzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność i dokonywanie płatności elektronicznych.
Skonfiguruj dostawców . Wprowadź do głównego pliku dostawcy w oprogramowaniu nazwy, adresy, warunki płatności i domyślne konta wydatków księgi głównej, które mają zastosowanie do każdego dostawcy.
Wprowadź faktury . Wprowadź każdą fakturę do systemu zobowiązań. W tym celu należy podać datę faktury (nie datę jej otrzymania) oraz kwotę do zapłaty.
Zatwierdź faktury . Stwórz system, w którym menedżerowie będą indywidualnie zatwierdzać każdą fakturę dostawcy, gdy tylko przyjdzie, lub użyj negatywnych zatwierdzeń, w których menedżerowie muszą tylko powiadamiać pracowników odpowiedzialnych za zobowiązania, jeśli nie zatwierdzą płatności. System zarządzania przepływem pracy mógłby zostać zintegrowany z systemem w celu śledzenia statusu zatwierdzeń.
Zaplanuj płatność . Wykonaj uruchomienie testowe, aby wydrukować z oprogramowania listę wszystkich faktur, które są wymagalne do zapłaty, i sprawdź, czy raport zawiera wszystkie faktury, które powinny zostać opłacone w wybranym zakresie dat.
Przetestuj przebieg kontrolny . Sprawdź w oprogramowaniu wszystkie zatwierdzone płatności i wydrukuj zestaw czeków, aby opłacić te faktury. Upewnij się, że system płaci tylko te czeki, które zostały wybrane.
Podpisz czeki . Wyznacz osobę, która będzie głównym sygnatariuszem czeku, a także inną osobę, która będzie podpisywała czek zapasowy. Poinformuj te osoby o ich obowiązkach przy sprawdzaniu kopii zapasowej dokumentacji dołączonej do każdego czeku.
Powyższe kroki obejmują podstawowe czynności związane z przetwarzaniem zobowiązań za pośrednictwem systemu rozrachunków z dostawcami. Można do niego włączyć następujące dodatkowe elementy:
Dopasowanie trójstronne . Konieczne może być dopasowanie faktur dostawcy do powiązanych zamówień firmy i wszelkich dokumentów odbioru. To dopasowanie może być potrzebne, aby zapewnić, że firma płaci tylko za odpowiednio autoryzowane i otrzymane przedmioty.
Raporty wydatków . Skonfiguruj system, który wymaga od pracowników przesyłania formularzy raportów wydatków, do których dołączane są pokwitowania za zakupione przez nich towary. System ten może obejmować zestaw zasad dotyczących podróży określających, które wydatki zostaną zwrócone.
Karty zaopatrzenia . Stwórz system, w którym karty zakupowe są wydawane wybranym pracownikom, którzy są upoważnieni do dokonywania zakupów kartami w imieniu firmy. Obejmuje procedury przeglądu wyciągów z kart pod kątem błędów i przedkładania w pełni zweryfikowanych wyciągów pracownikom ds. Zobowiązań w celu przetworzenia płatności.
Może być również konieczne dodanie szeregu kontroli do systemu zobowiązań, aby zmniejszyć ryzyko dokonywania nadmiernych płatności.
