Cykl wydatków
Cykl wydatkowy to zbiór czynności związanych z nabywaniem i płaceniem za towary i usługi. Czynności te obejmują określenie tego, co należy zakupić, czynności zakupowe, odbiór towarów i płatności na rzecz dostawców. Duża część danych wejściowych do cyklu wydatkowego pochodzi z cyklu sprzedaży, w którym wymagania dotyczące zakupów zależą od wielkości i rodzaju zamówień klientów.
Cykl wydatkowy składa się z kilku odrębnych elementów, w tym zapotrzebowania na towary i usługi, wyboru dostawcy, zamawiania towarów i usług, ich odbioru i późniejszej płatności za nie. Pełny cykl wydatków obejmuje następujące działania:
Określ, które towary i usługi należy zamówić. Większość zamawianych towarów jest potrzebna w procesie produkcji. W tym celu system oblicza komponenty, które muszą być dostępne dla zaplanowanej produkcji i odejmuje dostępne i nieprzydzielone surowce, aby uzyskać kwoty, które muszą zostać pozyskane. Alternatywnie, jeśli towary lub usługi są potrzebne do celów sprzedażowych lub administracyjnych, użytkownik wypełnia formularz zapotrzebowania, w którym wyszczególnia jego wymagania, i przekazuje go do działu zakupów.
Kiedy towary są kupowane do bieżącej produkcji, system przedstawi pracownikom działu zakupów wstępne zamówienie zakupu, korzystając z preferowanego dostawcy podanego w pliku głównym zapasów dla każdego zakupionego towaru. Pracownicy działu zakupów przeglądają i zatwierdzają te zamówienia, które są następnie wysyłane elektronicznie bezpośrednio do dostawców lub drukowane i wysyłane do nich.
Kiedy zamawiane są niestandardowe towary i usługi, personel zaopatrzeniowy bada potencjalnych dostawców, wybiera najlepszego i wystawia im zamówienie.
Gdy towary są przyjmowane, dział odbioru uzyskuje dostęp do otwartych zamówień zakupu w systemie i wprowadza otrzymane ilości.
Po otrzymaniu faktur dostawcy są one logowane do systemu przez pracowników ds. Rozliczeń. Następnie system porównuje te faktury z upoważniającymi zamówieniami zakupu i otrzymuje informacje w celu określenia, czy faktury mogą być opłacone. Na tym etapie może być wykonywana znaczna ilość ręcznego uzgadniania. Wynikiem jest zbiór faktur, które zostały zatwierdzone do zapłaty.
System planuje płatności dla dostawców na podstawie wcześniej ustalonych terminów płatności z każdym z nich. Kiedy nadejdzie zaplanowana data płatności, system przetwarza paczkę płatności, która będzie miała formę elektronicznych przelewów środków lub czeków.
